Achtung, bevor ich dir meine top 9 Tools vorstelle, die deinen Business Alltag revolutionieren können, möchte ich mit einer Warnung beginnen: Tools – egal ob kostenlos oder kostenpflichtig – sind kein „Allheilmittel“ und können dich nur unterstützen. Erst wenn der Ablauf bzw. Prozess von etwas für dich klar ist, kannst du ein Tool nutzen, um dieses effektiver bzw. zeitsparender umzusetzen. Vor allem aber bedeuten sie zu Beginn, bis sie eingerichtet sind und du im Umgang routiniert bist, erst mal mehr Zeitaufwand! Aber wenn dann alles läuft, können sie deinen Business Alltag immens erleichtern.
1. Nutzt du noch einen Papierkalender?
Ach herrje, ich höre schon die ersten tiefen Seufzer. 
Obwohl ich Technik an sich liebe, kann ich gar nicht sagen, wie viele Anläufe ich gebraucht habe, bis ich tatsächlich auf einen elektronischen Kalender umgestellt habe und wirklich glücklich damit war. Ich hatte sogar so einen „Mini-Computer“ – in etwas so groß wie ein Taschenrechner – der nichts anderes war als ein elektronischer Kalender. Da war von "mit dem Internet verbunden" und automatischer Synchronisation noch lange keine Rede.
Heute nutze ich seit mehreren Jahren einen Google Kalender und liebe ihn. Egal ob ich unterwegs bin oder vor dem Computer sitze, ich kann ihn überall mit einem schnellen Klick aufrufen und etwas nachschauen oder eintragen. Zehn Minuten vor einem Termin, erinnert mich mein Handy automatisch, damit ich nichts vergessen oder übersehen kann, regelmäßige Termine kann ich in einem Schwung als Serie eintragen und selbst, wenn ich mich in einem Jahr darauf aufmerksam machen lassen möchte, dass ich z.B. einen Vertrag fristgerecht kündige, kann ich heute schon eine Erinnerung dafür festlegen und es gleich wieder aus meinem Kopf streichen.
Vor allem aber möchte ich die Möglichkeit zur automatischen Terminvereinbarung nicht mehr missen!
2. Automatische Terminvereinbarung und Bestätigung
Mir ging dieser Ping Pong bei Terminvereinbarungen immer schon kräftig auf die Nerven und wenn man das dann vielleicht auch noch über Nachrichten schreiben macht, kann es auch ganz schön zeitraubend sein. Es gibt einige Tools, mit denen man automatisch Termine vereinbaren kann, ich persönlich habe TuCalendi für mich entdeckt und so lieben gelernt, dass ich es sogar inzwischen in der bezahlten Variante nutze. Du kannst es entweder kostenlos nutzen oder in der Pro Version. Selbst hier ist der Preis mit unter € 100,- pro Jahr ist aus unternehmerischer Sicht meines Erachtens ein No-Brainer. TuCalendi ist in Europa beheimatet und somit auch was die DSGVO anbelangt, sehr zu empfehlen
Aber zurück zur kostenlosen Version und den Möglichkeiten. Ein Terminvereinbarungstool ist sozusagen dein privates Sekretariat, das für dich Termine vergibt, diese auch gleich bestätigt, dich darüber informiert und dir den neuen Termin in Deinen Kalender einträgt. Cool, was?
Du legst dabei die „Spielregeln“ fest, zu welchen Zeitpunkten man sich einen Termin aussuchen kann, diese können sich auch von Woche zu Woche unterscheiden. Keine Sorge, solltest du dir manuell etwas in den Kalender eintragen, so synchronisieren sich dein Kalender mit dem Tool und der Termin wird nicht mehr zu Buchung frei angezeigt.
3. Phrase Express: Klicken statt tippen
Das dritte Tool, auf das ich dich aufmerksam machen möchte, ist Phrase Express. Ich persönlich nutze es „nur“ am Computer, da es am Handy leider nur für Apple und nicht mehr für Android verfügbar ist, aber es ist einfach extrem praktisch.
Egal, ob ich schnell meine Steuernummer brauche oder einen Link zu einem Blogartikel von mir teilen möchte, ich rufe es mit einer von mir festgelegten Tastenkombination auf und klicke auf den gespeicherten Textbaustein. Was natürlich bei Dingen wie IBANs neben einer nicht unbeträchtlichen Zeitersparnis, auch einen Ausschluss von Fehlerquellen – wie Vertippen – bedeutet. Du kannst dir alle Textbausteine, die du häufig brauchst selbst einspeichern (z.B. auch für Hashtags) und diese entweder durch Anklicken oder durch eine von dir gewählte Tastenkombination schnell irgendwo einfügen.
4. Kennst Du Lucid Chart?
Wenn es darum geht, Prozesse aufzuschlüsseln, ist Lucid Chart einfach genial.
Du hast in der kostenlosen Version bis zu 3 Chart dabei, die du nutzen kannst, um Abläufe übersichtlich visuell darzustellen. Oft werden Dinge, die sehr komplex erscheinen, wenn man sie bildlich vor sich hat, plötzlich ganz einfach. Ich nutze Ludid Chart auch gerne in der Arbeit mit meinen KundInnen.
5. To Do’s und Aufgaben managen: Trello
Heureka, wer hätte das gedacht, dass ich einmal so von Trello begeistert sein werde? 
Trello ist auf visuelle Karteikarten aufgebaut und gibt dir immens viele Möglichkeiten zur Planung und Organisation. Wie beim elektronischen Kalender habe ich mehrere Anläufe gebraucht, um mich damit anzufreunden.
Heute nutze ich es für die Planung von Kursen, sammle verschiedene Ideen bzw. Screenshots von Inspirationen, die ich im Netz entdecke. Ich habe meine Wissensbibliothek sowie Anleitungen und Checklist und vieles mehr in Trello. Das ist allerdings nur ein Bruchteil der Möglichkeiten, die dir Trello beschert! Wenn du wissen möchtest, ob Trello auch etwas für dich ist, dann empfehle ich Dir den schnellen Einstieg in Trello von Claudia Kauscheder von Abenteuer Home-Office.
Für meine einfache To-Do Liste, die sich inzwischen über mehrere Jahre bewährt hat, liebe ich Trello ebenfalls. Wenn du möchtest, kannst du dir hier kostenlos eine Anleitung ansehen, wie ich meine To-Do Liste mit Trello Schritt für Schritt aufgebaut habe und nutze.
6. Canva - das wohl meistgenutzte Grafiktool
Wenn es darum geht kleinere oder größere hübsche Grafiken zu erstellen oder sogar größere Präsentationen, ein E-Book oder eine Drucksorte, dann kommt man inzwischen um Canva wohl kaum mehr herum. Es ist unglaublich, wie viele Möglichkeiten es bereits in der kostenlosen Variante zur Verfügung stellt und ich nutze es für verschiedenste Dinge. So mache ich die Thumbnails für meine Videos, meine Beitragsbilder für Social Media und so gut wie alles, was ich grafisch brauche in Canva.
Wenn du bei Canva neu bist, dann kann ich dir meinen kleinen und günstigen Canva-Einsteiger-Kurs empfehlen.
Das Einzige, was du vielleicht brauchen könntest und was nur in der bezahlten Variante angeboten wird, ist das Freistellen von Bildern. Das bedeutet, dass sie keinen Hintergrund haben und man z.B. eine Person vor einen anderen Hintergrund „stellen“ kann. Da man allerdings eigene Bilder auch in der Gratisversion hochladen kann, habe ich hierfür gleich die Empfehlung für ein anderes Tool mit im Gepäck für dich. 
7. Hintergründe von Bildern entfernen
Auch wenn die englische Webadresse von remove.bg vermuten ließe, dass die Firma irgendwo Amerika zu Hause ist, Irrtum. Die Jungs sitzen tatsächlich bei mir um die Ecke in Wien und ich liebe ihr Tool. Wie habe ich mich früher gequält, wenn ich den Hintergrund eines Bildes entfernen wollte. Mit remove.bg geht das ruck zuck und für eine begrenzet Anzahl von Bilder bzw. ohne hohe Auflösung auch völlig kostenlos.
Einfach dein Bild mit Drag and Drop auf die Seite ziehen und das „neue“ Bild ohne Hintergrund wieder herunterladen. Das war’s! 
Finde ich einfach top!
8. Audio auf YouTube stellen? Geht nicht, gibt’s nicht!
Früher gab es meine Blogartikel für meine Newsletter AbonnentInnen auch gemütlich mit meiner Stimme zum Anhören. Dafür habe ich z.B. Headliner genutzt. Es gibt dir übrigens auch die nette Möglichkeit ein kurzes Audio auf Facebook oder Instagram zu teilen.
Bei YouTube kann man ja bekanntlich nur Videos hochladen. Wie bekommt man also aus einer MP3 – einer Audiodatei – ein Video. Ganz einfach und kostenlos – mit Headliner!
9. Zoom – so weit und doch so nah
Videokonferenzen sind etwas, das ich in den letzten Jahren wirklich zu schätzen gelernt habe. Es ist faszinierend, wie viel Nonverbales beim "virtuellen an einem Tisch sitzen" rüberkommt - fast wie im realen Gespräch. Inzwischen mache ich meine Termine, Gruppen-Calls und Mentorings so gut wie ausschließlich über Zoom.
Ich hatte mich früher schon viel mit Skype beschäftigt, aber wenn ich mit Gruppen gearbeitet habe, wurde es ab spätestens 4 Teilnehmern sehr instabil, das habe ich bei Zoom nie erlebt. Ich persönlich arbeite jetzt bereits seit vielen Jahren mit der bezahlten Variante, habe es für schon für Facebook Lives bzw. auch in der Webinar-Funktion genutzt.
Aber bereits in der kostenlosen Version ist Zoom eine gute Unterstützung. Abgesehen davon, dass hunderte Kilometer in Bruchteilen von Sekunden überwindbar werden, spart man sich auch Anfahrtswege und somit wieder einiges an kostbarer Zeit.
Was nimmst du dir mit? Was nutzt du persönlich davon? Welchen Tool-Tipp hast du für mich?
Ich freue mich, wenn du mir einen Kommentar hinterlasst!
Deine
